KVKK Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, aşağıda kimlik bilgileri yer alan veri sorumlusu sıfatıyla [DOLDURULACAK: şirket/şahıs firması unvanı], kişisel verilerinizi bu metinde açıklanan kapsamda işlemektedir:

• Unvan: [DOLDURULACAK: tam ticaret unvanı]
• Adres: [DOLDURULACAK: tebligata elverişli açık adres]
• Vergi Dairesi / Vergi No: [DOLDURULACAK]
• MERSİS No: [DOLDURULACAK]
• KEP adresi: [DOLDURULACAK]
• E-posta: [DOLDURULACAK: iletişim/veri koruma e-postası]

Docsper'ı ("Platform") kullanımınız sırasında, aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir. Bu envanter, Platform'un kaynak kodu incelenerek gerçek veri akışına göre çıkarılmıştır.

• Kimlik ve iletişim bilgileri: Firebase Authentication üzerinden e-posta adresiniz ve şifreniz (şifre Docsper tarafından okunamayan, Google Firebase altyapısında tek yönlü olarak saklanan bir biçimde tutulur); hesap profilinizde ad-soyad bilgisi.
• Kurumsal/mesleki bilgiler: temsil ettiğiniz organizasyonun unvanı, adresi, vergi numarası, bağlı olduğu ticaret odası ve sicil numarası, IBAN bilgisi. Organizasyon şahıs firması ise bu bilgiler doğrudan sizinle özdeşleşebileceğinden kişisel veri olarak da değerlendirilir.
• İşlem güvenliği bilgileri: hesap oluşturma/güncelleme zaman damgaları, organizasyon içindeki rolünüz (owner/admin/member).
• Talep formu bilgileri: landing sayfasındaki demo talep formunu doldurursanız ad-soyad, firma adı, e-posta, telefon numarası ve aylık sevkiyat adedi bilginiz.
• Ticari işlem içeriğinde geçen üçüncü kişi verileri: sevkiyatlarınıza girdiğiniz alıcı/consignee/notify party unvanı, adresi, VAT ve EORI numarası, iletişim bilgisi gibi karşı taraf firma temsilcilerine ait bilgiler — bunlar öncelikle KENDİ girdiğiniz ticari verilerdir; bu verilerin işlenmesinden Platform'u kullanan taraf olarak siz de (organizasyonunuz) veri sorumlusu sıfatını taşıyabilirsiniz.

Not: Sevkiyat/ürün/fiyat verileri esas olarak ticari veri niteliğindedir; ancak içlerinde gerçek kişilere ait iletişim bilgisi geçtiği ölçüde kişisel veri kapsamına da girer.

Kişisel verileriniz, KVKK m.5'te sayılan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak, belirtilen amaçlarla işlenmektedir:

• Hesap oluşturma, kimlik doğrulama ve oturum yönetimi — Hukuki sebep: bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (m.5/2-c).
• Organizasyon profilinizin oluşturulması ve sevkiyat/belge üretim hizmetinin sunulması — Hukuki sebep: sözleşmenin ifası için zorunlu olması (m.5/2-c).
• Üretilen belgelerin (proforma fatura, ticari fatura, çeki listesi vb.) hazırlanması, saklanması ve tarafınıza sunulması — Hukuki sebep: sözleşmenin ifası (m.5/2-c).
• AI destekli belgeden veri aktarma ve AI tutarlılık denetimi özelliklerini kullanmanız hâlinde, ilgili sevkiyat/belge verisinin bu işlemi gerçekleştirmek amacıyla üçüncü taraf bir yapay zekâ sağlayıcısına (Anthropic) iletilmesi — Hukuki sebep: sözleşmenin ifası için zorunlu olması (m.5/2-c) ve/veya açık rızanız (m.5/1) [DOLDURULACAK: hangi hukuki sebebin esas alınacağına, açık rıza akışı gerekip gerekmediğine avukat karar vermelidir].
• Kredi/kullanım limitlerinin takibi, plan yükseltme ve faturalama bildirimlerinin gönderilmesi — Hukuki sebep: sözleşmenin ifası (m.5/2-c) ve meşru menfaat (m.5/2-f).
• Demo talebi formunu doldurmanız hâlinde sizinle iletişime geçilmesi — Hukuki sebep: açık rızanız (m.5/1), talebi ilettiğiniz an verdiğiniz bilgiler ölçüsünde.
• Hizmet güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi, yasal yükümlülüklerin (ör. ticari defter/belge saklama) yerine getirilmesi — Hukuki sebep: hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç) ve meşru menfaat (m.5/2-f).
• Hizmetle ilgili işlemsel bildirimlerin (belge üretimi tamamlandı, kredi sınırına yaklaşıldı) e-posta yoluyla gönderilmesi — Hukuki sebep: sözleşmenin ifası (m.5/2-c).

Kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen alıcı gruplarına, belirtilen amaçlarla ve KVKK m.8-9 hükümlerine uygun olarak aktarılabilir.

4.1. Yurt İçi Aktarım

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yalnızca yasal bir talep hâlinde ve mevzuatın öngördüğü sınırlar içinde.
• Hizmet aldığımız yurt içi tedarikçilere (varsa) — [DOLDURULACAK: bu maddenin güncel bir tedarikçi listesiyle desteklenmesi gerekir].

4.2. Yurt Dışı Aktarım (KVKK m.9)

Platform, altyapı hizmetlerinin bir kısmını yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcılardan almaktadır. Bu kapsamda kişisel verileriniz aşağıdaki yurt dışı hizmet sağlayıcılara aktarılmaktadır:

• Google LLC / Google Firebase (kimlik doğrulama, veritabanı ve dosya depolama altyapısı) — verilerin fiilen hangi ülke/bölgede barındırıldığı [DOLDURULACAK: Firebase Console > Proje Ayarları'ndan teyit edilip buraya yazılacak].
• Anthropic PBC ("AI ile Belgeden Aktarma" özelliğini kullandığınızda yüklediğiniz belgenin tamamı, "AI Tutarlılık Denetçisi" özelliğini kullandığınızda ise sevkiyatınızın alıcı/consignee/notify bilgileri, ürün satırları ve ticari şartlarını içeren bir özet — ABD merkezli bu sağlayıcıya, ilgili analiz/denetim işlemini gerçekleştirmek amacıyla iletilir).
• Resend (e-posta bildirim gönderim altyapısı) — bildirim içeriğinde alıcı e-postanız, adınız ve ilgili işlem özeti yer alır.

Yurt dışına aktarım için KVKK m.9 uyarınca gereken güvence mekanizması (açık rıza, Kurul tarafından yeterli korumaya sahip ilan edilen ülke, ya da yazılı taahhütname/standart sözleşme) [DOLDURULACAK: avukat tarafından, aktarılan verinin niteliğine göre belirlenip buraya işlenecektir]. Bu belirleme netleşene kadar, bu aktarımların açık rızanıza dayandığı varsayılmakta ve ilgili özelliklerin kullanımı için ayrıca onayınız istenmektedir [DOLDURULACAK: bu varsayımın doğruluğu avukat tarafından teyit edilmelidir].

• Hesap ve organizasyon verileri: hesabınız/organizasyonunuz Platform'da aktif olduğu sürece saklanır; hesap kapatma taleplerinde bkz. bölüm 7.
• Üretilen ticari belgeler (proforma fatura, ticari fatura, çeki listesi vb.): Türk Ticaret Kanunu'nun ticari defter ve belgelere ilişkin saklama yükümlülüğü çerçevesinde en az 10 yıl saklanması gerekebilir [DOLDURULACAK: kesin süre ve Platform'un bu yükümlülüğü ne ölçüde üstlendiği avukat tarafından netleştirilmelidir — bugün itibarıyla Platform, siz sevkiyatı silene kadar bu belgeleri tutar, otomatik bir saklama-süresi-sonu silme mekanizması YOKTUR].
• Sevkiyat verisini (ve bağlı belgelerini) sildiğinizde: ilgili Firestore kaydı ile Storage'daki üretilmiş PDF dosyaları geri dönüşü olmaksızın silinir.
• Demo talebi formu kayıtları: talebin değerlendirilmesi ve sizinle iletişime geçilmesi amacıyla makul bir süre saklanır [DOLDURULACAK: kesin süre belirlenecek].

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7'deki şartlar oluştuğunda silinmesini/yok edilmesini isteme,
• Düzeltme/silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz. Başvurularınızı aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz:

• E-posta: [DOLDURULACAK]
• KEP: [DOLDURULACAK]
• Yazılı başvuru adresi: [DOLDURULACAK]

Başvurunuz, niteliğine göre en geç 30 gün içinde yanıtlanır. [DOLDURULACAK: başvuru usulüne ilişkin detaylar — kimlik doğrulama yöntemi, ücret vb. — Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun şekilde avukat tarafından tamamlanmalıdır.]